Dokumen Elektronik Beredar lewat Pesan, Kapan Keasliannya Hilang?

Dokumen elektronik yang diteruskan melalui pesan atau tangkapan layar dapat menyulitkan proses verifikasi keaslian. Tanda tangan digital membantu memeriksa keaslian dan integritas dokumen selama data verifikasinya tetap terjaga.

Sebuah kontrak sampai ke ponsel Anda lewat aplikasi pesan. Pengirimnya bukan pihak yang menandatangani, melainkan rekan yang meneruskannya. Dua hari kemudian versi lain muncul berupa tangkapan layar. Pada titik itu keaslian dokumen elektronik mulai sulit dipastikan.

Masalahnya tidak berhenti pada rasa curiga. Penerima tidak punya dasar untuk menolak maupun menerima berkas tersebut. Bila kemudian muncul sengketa, kedua pihak saling menunjuk versi yang berbeda.

Jalan keluarnya ternyata sederhana. Berkas yang dibubuhi Tanda Tangan Online Digital menyimpan sendiri data pemeriksaannya. Yang perlu diketahui adalah tindakan apa saja yang menghapus data itu.

Meneruskan Berkas Berkali-kali Bukan Penyebab Utamanya

Mitos yang perlu diluruskan

Banyak orang mengira setiap penerusan membuat berkas ikut melemah. Anggapan itu tidak tepat. Lampiran dokumen umumnya dikirim apa adanya, tanpa diolah ulang oleh aplikasinya.

Ada alasan teknis di baliknya. Berkas digital yang dikirim sebagai lampiran disalin utuh ke penerima. Yang berubah hanya jalur pengirimannya, bukan isi dokumennya.

Pertanyaan soal keaslian dokumen elektronik memang biasanya muncul setelah berkas berpindah beberapa kali. Namun yang menentukan bukan jumlah penerusan, melainkan jenis perlakuannya. Satu berkas digital bisa berpindah sepuluh tangan dan tetap utuh. Sebaliknya, satu kali penyimpanan ulang sudah cukup untuk merusaknya.

Titik Persis Saat Keaslian Dokumen Elektronik Hilang

Empat tindakan yang memutus jejaknya

Ada pola yang berulang di hampir semua kasus. Keempat tindakan berikut paling sering menjadi penyebabnya:

• Memfoto atau menangkap layar dokumen, lalu mengirimkan gambarnya

• Mencetak berkas, lalu memindainya kembali menjadi dokumen baru

• Menyimpan ulang lewat aplikasi penyunting atau fitur cetak ke PDF

• Memakai alat kompresi berkas daring demi memperkecil ukurannya

Keempatnya berujung pada akibat yang sama. Berkas yang dihasilkan adalah dokumen baru, bukan dokumen aslinya.

Penyebabnya pun satu. Setiap tindakan di atas memaksa perangkat menulis ulang isi berkas. Begitu isinya ditulis ulang, tanda tangan elektronik di dalamnya tidak lagi cocok. Pemeriksaan kemudian melaporkan ketidaksesuaian itu.

Mengapa tangkapan layar paling merugikan

Tangkapan layar hanya memindahkan tampilan, bukan isinya. Data penanda tangan, waktu pembubuhan, dan sidik digitalnya tidak terbawa. Yang Anda terima tinggal gambar yang kebetulan mirip dokumen resmi.

Ironisnya, cara itu paling sering dipakai justru karena praktis. Kebiasaan inilah yang membuat banyak berkas kehilangan nilai pembuktiannya. Pemeriksaan pun berhenti sebelum sempat dimulai.

Hal-hal yang Justru Tidak Merusaknya

Nama berkas dan ukuran tampilan

Beberapa kekhawatiran ternyata tidak berdasar. Mengganti nama berkas tidak berpengaruh apa pun. Pemeriksaan membaca isi dokumen, bukan judul berkasnya.

Memperbesar tampilan di layar juga tidak mengubah apa pun. Begitu pula menyalin berkas antarperangkat atau mengunggahnya ke penyimpanan awan. Keaslian dokumen elektronik bertahan selama isi berkas tidak ditulis ulang.

Satu catatan tetap perlu diingat. Sebagian layanan penyimpanan menawarkan pemadatan otomatis saat proses unggah. Fitur semacam itu sebaiknya dimatikan untuk berkas penting. Selama isinya utuh, tanda tangan elektronik di dalamnya tetap bisa diperiksa.

Dokumen dengan beberapa tanda tangan

Satu berkas bisa diteken oleh beberapa pihak secara berurutan. Setiap pembubuhan menambah lapisan baru tanpa menghapus lapisan sebelumnya. Panel pemeriksaan akan menampilkan seluruh riwayat itu. Dokumen berlapis karena itu bukan tanda adanya manipulasi.

Cara Memeriksa Keaslian Dokumen Elektronik yang Anda Terima

Urutan pemeriksaan yang disarankan

Pemeriksaan bisa dilakukan sendiri dalam beberapa menit. Prosesnya tidak menuntut perangkat lunak khusus.

1. Minta berkas aslinya langsung dari pihak yang menandatangani

2. Buka berkas memakai pembaca PDF yang mendukung pemeriksaan tanda tangan

3. Periksa panelnya, lalu catat nama penanda tangan dan penerbit sertifikatnya

4. Cocokkan waktu pembubuhan dengan kronologi yang Anda ketahui

5. Pastikan ada keterangan bahwa dokumen tidak berubah setelah diteken

Langkah pertama paling menentukan. Tanpa berkas asli, empat langkah berikutnya kehilangan dasar. Rangkaian verifikasi dokumen seperti ini jauh lebih ringan daripada menghadapi sengketa.

Bila panel menampilkan peringatan

Peringatan tidak selalu berarti pemalsuan. Tiga kemungkinan berikut perlu dipertimbangkan lebih dulu:

• Penerbit sertifikatnya belum dikenali oleh pembaca PDF yang Anda pakai

• Berkas sudah disimpan ulang di tengah jalan oleh salah satu penerima

• Dokumen aslinya memang tidak pernah dibubuhi tanda tangan bersertifikat

Membedakan ketiganya menghemat banyak waktu. Menuduh lebih dulu justru sering salah sasaran.

Kebiasaan Pengiriman yang Lebih Aman

Apa yang sebaiknya diminta dari pengirim

Menjaga keaslian dokumen elektronik jauh lebih mudah dilakukan di sisi pengirim. Mintalah lampiran dokumen, bukan foto atau tangkapan layar. Simpan berkas aslinya sejak awal, sebelum diteruskan ke pihak lain.

Untuk organisasi, kebiasaan ini sebaiknya dituangkan dalam aturan internal. Layanan e signature Indonesia umumnya menyediakan tautan unduh resmi untuk keperluan tersebut. Tautan semacam itu lebih aman daripada meneruskan lampiran berkali-kali.

Satu kebiasaan kecil yang sering menolong

Beri nama berkas dengan tanggal dan pihak yang terlibat. Kebiasaan sederhana ini memudahkan Anda menemukan versi aslinya kembali. Saat sengketa muncul, pencarian arsip tidak lagi memakan waktu berhari-hari.

Menjaga Bukti Sejak Dokumen Dikirim

Yang perlu diperhatikan sebelum memilih penyedia

Ringkasnya, keaslian dokumen elektronik tidak hilang karena berkas berpindah tangan. Yang menghapusnya adalah tindakan yang menulis ulang isi berkas tersebut. Perbedaan dua hal itu menentukan nasib dokumen Anda di kemudian hari.

Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 mengatur penyelenggaraan sistem dan transaksi elektronik di Indonesia. Dokumen elektronik punya kedudukan hukum selama syarat teknisnya terpenuhi. Syarat itu hanya bisa dipenuhi bila berkas aslinya terjaga.

ezSign adalah layanan milik PT Solusi Identitas Global Net. Statusnya tercatat sebagai penyelenggara sertifikasi elektronik non-instansi di bawah pengawasan Komdigi. Kebutuhan distribusi dan penyimpanan dokumen sebaiknya dibicarakan lebih dulu sebelum memutuskan.

Pertanyaan yang Sering Muncul

1. Apakah mengganti nama berkas membuat tanda tangannya rusak? Tidak, pemeriksaan membaca isi dokumen dan bukan nama berkasnya.

2. Apakah hasil cetak ulang masih bisa diperiksa? Tidak, hasil cetak dan pindai menghasilkan dokumen baru tanpa data pemeriksaan.

3. Apa yang harus diminta bila saya hanya menerima tangkapan layar? Mintalah berkas aslinya langsung dari pihak yang menandatangani dokumen tersebut.

Press Release juga sudah tayang di VRITIMES